Description du poste
Rattaché(e) au Directeur Général, vous assurez la gestion administrative et organisationnelle de son activité. Vous coordonnez le suivi des dossiers et la circulation de l’information et veillez au respect des échéances en lien avec les interlocuteurs internes et externes.
Les tâches qui vous sont confiées sont les suivantes :
Support direct au Directeur Général
- Gérer et organiser l’agenda du Directeur : rendez-vous, courriers, e-mails, appels entrants, congés et priorisation des sollicitations.
- Trier, traiter et suivre l’ensemble des correspondances adressées au Directeur.
- Réceptionner, filtrer et orienter les appels et demandes selon leur urgence et leur nature.
- Accueillir physiquement les interlocuteurs reçus en rendez-vous et assurer la coordination logistique associée.
- Préparer et organiser la logistique des réunions, déplacements, interventions et conférences (présentiel et distanciel).
- Préparer, contrôler et mettre à disposition les dossiers nécessaires en vue des rendez-vous et réunions : rapports, notes, supports, documents administratifs et réglementaires.
- Assurer la préparation en amont, le suivi et la mise à jour des dossiers pour les Tutelles en lien avec les services internes jusqu’à leur finalisation, notamment : tableaux de bord, indicateurs, reporting, réponses aux enquêtes/ questionnaires, bilans d’activité, conventions, …
- Veiller au respect des échéances, assurer les relances nécessaires et garantir l’avancement des actions auprès des interlocuteurs concernés.
Suivi des dossiers, gestion des priorités et circulation de l’information
- Suivre l’avancement des dossiers et actions en lien avec les interlocuteurs internes et externes.
- Veiller au respect des échéances, identifier les risques de retard et effectuer les relances nécessaires.
- Participer aux réunions et assurer la rédaction, la diffusion et le suivi des comptes rendus.
- Collecter, organiser, classer et mettre à jour la documentation et les éléments de preuve (archivage, traçabilité).
- Structurer et transmettre l’information aux personnes concernées selon les consignes du Directeur.
Autres détails
Profil recherché
Titulaire au minimum d’un BTS Assistante de Direction ou d’un Bac+2 secrétariat / gestion administrative et d’une expérience significative de 5 ans ou plus dans un poste similaire de préférence dans le milieu de la santé.
Qualités professionnelles :
- Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches administratives simultanément
- Sens des priorités et capacité à s’adapter aux imprévus
- Autonomie et esprit d’initiative dans la gestion des missions confiées
- Réactivité et capacité d’adaptation
- Discrétion et respect de la confidentialité
Description de l'établissement
Situé au cœur de la technopole de Sophia-Antipolis et entouré de verdure, à quelques minutes de grands axes routiers, l’Hôpital Privé Arnault Tzanck – Mougins, est un acteur de santé majeur du département avec une identité et des valeurs fortes.
Nous rejoindre c’est :
- Intégrer une entreprise de 450 salariés et 130 médecins libéraux.
- Intégrer une équipe dynamique avec une cohésion forte.
- Préserver un équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.
- Evoluer au sein d’une entreprise qui a fait de la Qualité de Vie au Travail un objectif prépondérant de son projet social.
- Disposer d’un périmètre d’activité assez large.
- Avoir des possibilités d’évolution en fonction des différentes opportunités.
- Elargir votre champ de compétences avec un accès à des formations multiples.
- Bénéficier d’une mutuelle d’entreprise avec des possibilités d’option.
- Prétendre au bénéfice d’un régime de participation et d'intéressement.
- Participer à une démarche RSE et une politique affirmée de Qualité de Vie au Travail.
- Bénéficier d’un large choix d’Epargne salariale (Compte Epargne Temps, Plans d’épargne, y compris pour la retraite).
- Bénéficier d’un accompagnement interne et individualisé pour l’aide au logement, en cas d’accident de la vie ou de difficulté(s) personnelle(s).
- Une proximité avec un Comité Social et Economique dynamique.
- Profiter d’un restaurant d’entreprise à tarifs préférentiels (avec une participation financière importante de l’établissement).
- Avoir accès au parc de stationnement avec bornes de recharge électrique à disposition.
Dans le cadre de sa politique diversité, l’Hôpital Privé Arnault Tzanck- Mougins Sophia Antipolis étudie, à compétences égales, toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap.