Assistant(e) RH - H/F

Description du poste

Au sein de l’Hôpital Privé Arnault Tzanck Mougins Sophia Antipolis, et sous l’autorité de la Directrice des Ressources Humaines et de la Coordinatrice RH, nous recherchons un(e) Assistant(e) RH :

Missions ;

Vous serez en charge de la gestion administrative du personnel et de la saisie de la paie de votre périmètre, dans le respect de la réglementation applicable et des délais impartis.

A ce titre, vous devrez notamment prendre en charge l’ensemble de la gestion administrative des salariés, veiller à la préparation et la saisie de la paie, contrôler la prévision et la réalisation des plannings, suivre et traiter les demandes des professionnels en collaboration avec les responsables de services, assurer le suivi de l’intérim, avoir un rôle de conseil et de support auprès des Responsables de Service.

Gestion des embauches (CDI et CDD) :

1. Réaliser une estimation de salaire (si demandée),
2. Etablir une promesse d’embauche (si demandée),
3. Vérifier l’exhaustivité et la conformité des documents nécessaires à l’embauche, déclaration préalable (vérification titre de séjours, validité des diplômes étrangers,...),
4. Procéder à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE),
5. Faire compléter les documents d’entrée et procéder à la création du badge avec les autorisations nécessaires (parking, logiciels informatiques, …
6. Formaliser le contrat de travail et s’assurer de sa signature,
7. Création du salarié dans le logiciel de gestion des temps et affectation de la structure et des cycles/roulements de travail,
8. Constitution du dossier informatique et du dossier papier du salarié,
9. Suivre les périodes d’essai et leur renouvellement.

Administration du personnel :

1. Formaliser les écrits nécessaires liés à la vie du salarié au sein de l’entreprise (réponses au courriers, …),
2. Mettre à jour son dossier à chaque modification / évolution,
3. Recevoir les salariés en cas de demande / nécessité,
4. Gérer les demandes d’avance sur salaire,
5. Gérer les saisies sur salaire.

Gestion des départs (hors licenciement) :

1. Formaliser les courriers de prise d’acte des ruptures,
2. Calculer les indemnités de départ (sous validation de la Coordinatrice RH),
3. Etablir les documents liés à la fin de contrat (solde de tout compte, attestations pôle emploi, certificat de travail).

Gestion des demandes d’absence :

1. Suivi et vérification des droits (congé, récupération, congé parental, …),
2. Validation des demandes sur l’outil interne,
3. Formaliser les courriers de réponse pour les absences spécifiques (demande de congé parental, …).

Gestion de l’intérim :

1. Formaliser et suivre les demandes auprès des agences,
2. Confirmer la réponse (positive ou négative) de l’agence au cadre concerné,
3. Prévenir le cadre concerné de la défection d’un agent prévu,
4. Mettre à jour le logiciel de temps : Octime.
5. Contrôler le relevé d’heures en vue du paiement de la facturation.

Gestion des plannings Octime :

1. Contrôler le respect de la réglementation en matière de temps de travail,
2. Mettre à jour les évènements.

Etablissement des paies :

1. Préparer et saisir les éléments variables de paies,
2. Contrôler et corriger les bulletins de salaire une fois la saisie réalisée,
3. Contrôler les justificatifs d’absences (arrêts de travail, certificats enfant malade, …),
4. Calculer les soldes de tout compte,
5. Suivi le report en paie des avis à tiers détenteurs, et du remboursement des avances sur salaires.

Autres détails